Bien gérer le télétravail

Bien gérer le télétravail

Bien gérer le télétravail

March 27, 2020 | Leevers community

Chez Leeve, nous sommes des précurseurs. Des pionniers. Puisque, sans attendre le confinement, l’équipe est déjà, à temps plein, en télétravail. Pourquoi ? Pour pouvoir voyager librement dans le monde, et poursuivre les objectifs que porte Leeve : faire des rencontres, découvrir de nouvelles cultures, apprendre de nouvelles langues ; en bref, voir le monde. 

Pour les non-initiés, je vous présente maintenant mes cinq commandements du télétravail. Avec un peu de chance, vous serez tellement productif que votre patron vous laissera travailler de chez vous après le confinement ! 

1) Avoir confiance en son équipe

Franchement, c’est la base. Mais ça, c’est vrai que l’on travaille de chez soi ou non. Si vous êtes toujours derrière votre écran à essayer de surveiller les moindres faits et gestes de votre équipe, vous n’allez pas vous en sortir. Alors il faut leur faire confiance. C’est vrai, comment est-ce que Laurie, la fondatrice de Leeve, peut savoir si je suis bien en train de faire mon travail et que je ne suis pas simplement en train d’alimenter le feed de mon compte Instagram en écoutant du Rammstein ? Elle me fait confiance. T’inquiète Laurie, je bosse, je bosse.

Evidemment, ne laissez pas votre équipe en roue libre non plus, mais retenez au moins c’est trois mots clés : confiance, organisation, communication. Par exemple, chez Leeve, on fait des meetings en visio tous les lundi matins, et le vendredi, on fait le point individuellement avec Laurie. Et on sait qu’on peut lui parler à tout moment. La confiance, ça va dans les deux sens.

2) Avoir les bons outils

Pour pouvoir maintenir cette confiance, cette organisation et cette communication, il faut les bons outils. Pas forcément les meilleurs, ni les plus chers, mais ceux qui vous conviennent le plus et avec lesquels vous êtes le plus à l’aise. Par exemple, pour communiquer, on utilise Slack, qui est très pratique puisqu’on peut créer plusieurs chat rooms, en plus des conversations privées. On peut facilement interpeller nos équipiers, et partager tous les documents dont on a besoin pour travailler. Pour les appels en visio, par contre, on a un petit faible pour Whereby, surtout parce que le partage d’écran est facile à utiliser, et un lien suffit pour participer ; pas besoin de se créer un énième compte !

Pour pouvoir organiser nos journées tranquillou, on utilise Asana. Hyper pratique. Vous invitez votre équipe, vos projets, et ensuite vous pouvez créer vos tâches facilement pour les semaines à venir, créer des échelons en cas de gros projets, signaler quand c’est terminé, attribuer des tâches à des collègues… Je ne sais pas comment je ferais sans Asana. Je paniquerais, sans doute. Merci Asana.

Après, pour ce qui est de stocker et partager les documents utiles au travail, on n’utilise pas tous la même chose. Logique. Côté développeurs, on utilise Github, qui est une plateforme qui permet de stocker les versions de son code, basée sur le logiciel git. Côté marketing & communication, on va au plus simple. Du coup, je ne m’attarde pas sur le dernier outil qu’on utilise, tout le monde sait utiliser Google Drive. Mais c’est quand même bien utile quand on travaille à plusieurs sur un même fichier, tout le monde voit ce qu’il se passe en direct, alors quand on travaille de chez soi, un p’tit Google doc avec un Whereby et une tasse de thé, et on est bon pour travailler comme au bureau !

3) Organiser son temps de travail

J’essaie de m’imposer une certaine rigueur. Je commence toujours à travailler à la même heure, et je finis aux alentours de 17:00. Comme ça, je sépare bien mon temps de travail et ma vie privée (très chargée en période de confinement, vous vous en doutez bien). Je signale ma présence sur Slack et je regarde mes tâches du jour. Et on commence par quoi ? Par la tâche la plus importante, bravo. Elles sont toujours en orange dans mon emploi du temps, comme ça je n’ai pas à réfléchir mille ans sur la question. Ensuite, je fais les tâches les plus chronophages. Attention, pas toute à la suite : je me donne une heure, pour écrire un article par exemple, et, au bout de cette heure, article fini ou non, je passe à la suite. Je fais quelques tâches rapides, et je reviens à mon article. 

Mais ça, ce n’est que ma méthode, ma préférence. Chacun se connaît, et sait ce qui est mieux pour sa productivité. Quelle est votre manière de vous organiser ? Je suis toujours preneuse pour optimiser mon temps ! Notamment parce que je suis team faire-les-choses-vite-pour-pouvoir-aller-m’amuser, mais chut, c’est un secret.

4) Eviter les distractions

Eh oui, si vous passez votre temps à regarder votre téléphone parce que vous avez reçu une nouvelle notification Insta, ça va très vite devenir compliqué. Alors, on respire un bon coup et on désactive les notifications de toutes les applications qui pourraient nous distraire. Le commentaire de Michel sur votre dernier selfie pourra attendre votre prochaine pause. Pour ce qui est de la musique, vous faites comme vous voulez, personnellement j’ai besoin de musique pour travailler, sinon j’ai du mal à rester concentrer sur ce que je fais. 

J’ai aussi aménagé un coin qui sert uniquement au travail, que ce soit le travail universitaire ou professionnel, les deux fonctionnent de la même manière. Comme ça, je suis concentrée sur mon travail. Par contre, une fois que je quitte mon bureau, c’est terminé, je me déconnecte complètement. Ça me permet de conserver un semblant de stabilité mentale.

5) Prendre soin de soi

LE point le plus important à mes yeux. Parce que si vous ne prenez pas soin de vous, vous n’allez pas vous sentir bien, et vous n’allez pas bien travailler, et c’est le cercle vicieux qui commence. Alors, être focus et productif, d’accord, mais on ne s’oublie pas. On fait des pauses, même des petites de 5 minutes ! Ça fera du bien à votre cerveau, à vos yeux, et à votre corps. Pour ne pas trop abîmer mes yeux, je porte des lunettes anti lumière bleu quand je suis sur ordinateur, et j’essaie de me lever régulièrement pour m’étirer, marcher un peu. Histoire de ne pas rester statique pendant 7 heures pour ensuite m’étonner d’avoir mal partout. 

Pour vous préparer mentalement, c’est aussi important d’avoir une routine. Le matin, préparez-vous : prenez une douche, changez-vous, même si c’est pour enfiler votre pyjama de jour. Non, moi c’est un jogging, c’est totalement différent. Le midi, prenez le temps de vous arrêter pour faire une vraie pause repas, appelez vos amis, votre famille, pour prendre de leurs nouvelles pendant ce confinement. Et le soir, on arrête, on quitte son écran, on se repose. On décroche. On se déconnecte totalement. 

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Marie
Marie
Hi! I'm Marie, I'm one of the business developers at Leeve. Traveling, meeting people from different cultures, learning and speaking different languages... Those have always been passions of mine. Because traveling is a way of meeting new people, thinking differently and to being open-minded, we want to offer these experiences to everyone with Leeve!

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